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中国科学院院级国际交流协议项目操作指南
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中国科学院院级国际交流协议项目操作指南

根据我院与国外学术机构签订的部分国际合作协议的规定,我院与国外机构每年可对等地互派一定数量科研人员前往对方单位进行短期的合作研究和学术访问(简称“院级协议项目”)。为进一步挖掘利用交流资源,并规范院级协议项目的申报和执行,特制定此通则,供研究所申报时参考使用。

一、院级协议出访项目申报条件

1、申请单位必须为中科院下属法人研究机构;

2、出访申请人必须是中科院在职一线科研人员,其所在课题组具备足够科研项目经费和科研条件。申请人已与拟访问的国外科研机构建立了合作关系或学术联系;

3、申报的出访项目应符合我院“10+1”基地的布局需要和我院国际合作中长期发展战略规划的需求,有助于提高我院科研机构的研究水平和培养青年科技人才。

二、院级协议出访项目的申报

1、国际合作局每年年底在局网上公布下一年度拟使用的院级协议渠道、出访额度(人日或人月数)、申请截止日期、经办人员联系方式等信息;

2、请申请院级协议项目的单位按照网页上的要求向国际合作局提交盖有公章的申请函和《院级协议出访申请表》。申请表下载地址:http://www.bic.cas.cn/

3、请每位申请人分别填写中/英文申请表。

三、院级协议出访费用

1、出访申请人国际旅费由国内所在单位承担;

2、我院通过院级协议渠道出访的人员的国外生活费(含住宿、个人零用费等)由外方负担,具体数额根据我院与国外机构签订的院级协议有关条款及该机构现实经济条件而定。

四、院级协议出访项目的执行

1、院级协议出访项目的操作程序详见各国“院级协议出访项目操作指南”;

2、获得我局批准的院级协议出访项目不得跨年度或推迟到下一年度执行;

3、院级协议出访人员须在回国后一月内向国际合作局提交出访总结。总结提供的情况,将作为研究所次年继续派员出访的参考。 

本指南适用于出访以下科研单位:

西班牙高等科研理事会、法国国家科研中心、法国农学研究院、法国原子能总署、荷兰皇家文理学院、意大利研究理事会、芬兰科学院、乌克兰科学院、波兰科学院、匈牙利科学院、捷克科学院、斯洛伐克科学院、罗马尼亚科学院、保加利亚科学院、蒙古科学院、印度国家科学院、韩国科学财团、朝鲜科学院、丹麦高校联盟、澳大利亚科学与工业研究组织CSIRO、

中国科学院院级国际交流协议出访项目操作指南(一)

1.院属各单位在申请截止日期前,将加盖公章的申请函、《院级协议出访申请表》报送国际合作局。如同一个出访项目有多人申请,则每位申请人需填写中/英文申请表各1份(赴韩国、印度、法国需同时提交申请人简历、接待单位邀请信;赴法国国家科研中心的访问一般只支持互访,须注明来访人员停留时间,并由法方合作者根据法方的具体规定同时向科研中心总部申请;赴朝鲜只需提交中文申请表;赴澳大利亚、意大利、印度都需填写附件中专用的申请表格)。填写英文申请表“Brief description of main task”一项时,不得有涉密内容;

2.国际合作局将审批结果通知申请单位,并对需要修改的申请表退有关研究所进行补充和修改;

3.对于批准的院级协议项目,国际合作局致函国外协议机构,要求纳入院级协议接待,同时向外方提供我方出访人员英文申请表,赴韩国、印度、法国需另附申请人简历和接待单位邀请信;赴朝鲜附出访人员中文申请表;赴法国国家科研中心需附中方出访人员的简历、接待单位邀请信、法方合作者来访时间;

4.国际合作局收到国外协议机构同意接待的答复后,将通知我院的申请单位,出访人员即可通过院国际学术交流中心自行办理出国签证手续;

6.出访人员应在出访前两周将出访人员抵离日期、航班信息通知国际合作局。由国际合作局通知外方及时安排住宿和接机;

7.出访人员国际旅费由国内所在单位承担。外方协议机构提供住宿和出访人员生活费;

8.出访结束后一月内,出访人员向国际合作局提交出访总结。 总结格式请见附件

如下指南适用于俄罗斯科学院

 

中国科学院院级国际交流协议出访项目操作指南(二)

 

1.院属各单位在申请截止日期前将加盖公章的申请函、《院级协议出访申请表》报送国际合作局。如同一个出访项目有多人申请,则每位申请人需填写中/英文申请表各1份。填写英文申请表“Brief description of main task”一项时,不得有涉密内容;

2.国际合作局将审批结果通知各申请单位,并对需要修改的申请表退有关研究所进行补充和修改。获得批准的项目,请研究所尽快将出访人员有效护照首页(电子版)发给国际合作局;

3.办理俄罗斯正式邀请信周期较长。国际合作局须在出访日期前三个月致函俄罗斯科学院外事局,要求将我方出访项目纳入院级协议接待,同时还需向俄方提交出访人员工作计划(即英文申请表)、出访人员有效护照首页(电子版);

4.国际合作局收到俄罗斯科学院外事局的答复后,将结果通知我院的申请单位;

5.由于俄罗斯特快专递费用十分昂贵,俄方不提供特快专递服务,我院出访人员需自行解决从俄方快速获得俄罗斯邀请信原件。(如请合作伙伴向俄罗斯科学院外事局索要,然后以特快专递、熟人捎带等方式带到中国);

6.出访人员获取俄方邀请信原件后,前往院国际学术交流中心办理出国签证手续;

7.出访人员应在出访前10日将出访人员抵离日期、航班信息通知国际合作局。由国际合作局通知俄方及时安排住宿和接机;

8.出访人员国际旅费由国内所在单位承担。俄方提供出访人员住宿和生活费。因俄罗斯物价较高,俄方提供的生活费较少,建议出访人员自带少量外汇备用;

9.出访结束后一月内,出访人员向国际合作局提交出访总结。

本指南适用于接待以下机构人员通过院级协议来访:

西班牙高等科研理事会、法国国家科研中心、法国农学研究院、法国健康医学研究院、法国原子能总署、荷兰皇家文理学院、意大利研究理事会、芬兰科学院、俄罗斯科学院、乌克兰科学院、波兰科学院、匈牙利科学院、捷克科学院、斯洛伐克科学院、罗马尼亚科学院、保加利亚科学院、蒙古科学院、印度国家科学院、韩国科学财团、朝鲜科学院、日本学术振兴会、丹麦高校联盟

中国科学院院级国际交流协议来访项目操作指南

1.国外协议机构需向国际合作局提交 “推荐来华访问函”和“外宾在华工作计划”;

2.国际合作局负责与外宾拟访问的我院研究所联系,向研究所提供“外宾在华工作计划”和“回执”(附件1);

3.研究所需填写“回执”,回复是否予以接待。研究所如不便接待,须将“回执”传真给国际合作局,并注明理由。国际合作局据此通知国外协议机构;

4.如研究所同意接待,请研究所外事人员向外宾寄送填写好的《被授权单位签证通知表》,同时将“回执”和《被授权单位签证通知表》的右联复印件传真至国际合作局备案;

5.收到研究所同意接待的回执后,国际合作局将回复国外协议机构可纳入院级协议接待,并附《被授权单位签证通知表》右联复印件。如外宾只访问京外研究所,国际合作局将在信函中注明:请外宾直接飞抵目的城市;

6.国外协议机构将外宾抵离中国的时间、航班通知国际合作局;

7.国际合作局给负责接待的研究所下发“关于接待 XXX 国外宾的通知”和“外宾接待费用报销清单”(附件2),并通知研究所外宾抵离时间、航班;

8.当外宾访问同一城市的不同研究所时,国际合作局将指定其中一个研究所为主接单位,由其负责报账和提交总结。当外宾访问不同城市的研究所时,在接待工作结束后,由各研究所分别报账和提交总结。一般不资助外宾访问三个及以上中国城市;

9.外宾接待标准为每人每天600元(限30人天内),或500元(超过30人天)。接待标准中,含发给外宾每人每天的150元伙食费(需有外宾签字的中英文对照签收条);

10.研究所须在接待结束后一月内,凭接待总结、原始发票、外宾签字的中英文对照签收条至国际合作局办理报销手续。财务处将按照相关规定办理转账手续。每年12月院办公厅财务处封账之日为年度报销截止日期。逾期未办理报销手续的接待费用原则上由研究所自理。

评 论
  1. 中国科学院院级国际交流协议项目操作指南.doc

  2. 中国科学院院级国际交流协议出访申请表--中文.doc

  3. 中国科学院院级国际交流协议出访申请表-英文.doc

  4. 附件1-回执.doc

  5. 附件2-外宾接待费用报销清单.doc
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